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Gerente de Oficina

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TÍTULO PROFESIONAL: Gerente de Oficina

EMPLEADOR: Catalizador Miami, Inc.

SALARIO: $ 49,500-52,500

DEPARTAMENTO: Operaciones

SUPERVISOR: Director de Operaciones

FECHA EFECTIVA: 9/1/2022


RESUMEN: Administra y coordina las operaciones y actividades de la oficina.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES: 

  • Administra las operaciones y procedimientos de la oficina en las áreas de recepción, espacio común, equipos, suministros e inventario.
  • Gestiona el contrato de oficina y la cobertura del seguro de responsabilidad civil.
  • Mantiene licencias comerciales y de uso.
  • Mantiene ciertas cuentas comerciales, brinda soporte de PEO y nómina, maneja depósitos bancarios y transacciones de tarjetas de crédito corporativas.
  • Administra el soporte de TI y mantiene las cuentas de correo electrónico.
  • Desarrolla y administra un sistema de archivo central que incluye archivos y archivos de proveedores.
  • Mantiene archivos electrónicos de recursos humanos, gestiona el proceso de verificación de antecedentes, realiza funciones administrativas en el software HRM, coordina las orientaciones de contratación nueva.
  • Brinda apoyo administrativo al director general y al directorio.
  • Evalúa los requisitos comerciales de la oficina, revisa los procedimientos y formularios para mejorar la eficiencia.
  • Ayuda con las tareas generales de oficina/administrativas según sea necesario, incluidas, entre otras, contestar teléfonos, archivar, preparar correspondencia y memorandos, enviar faxes, copiar y enviar por correo.
  • Realiza otras tareas relacionadas asignadas por la gerencia.

 RESPONSABILIDADES DE SUPERVISIÓN:

 Este puesto no supervisa directamente a los empleados. 

 CALIFICACIONES:

  • Idioma: Competencia laboral profesional en inglés oral y escrito. Competencia laboral profesional en español oral o criollo haitiano.
  • Educación: Licenciatura (BA) 
  • Años de experiencia: 5
  • Conocimientos informáticos necesarios: Microsoft Office Suite y conocimiento práctico de plataformas basadas en web.   
  • Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
  • Fuertes habilidades organizativas, de resolución de problemas y analíticas; capaz de gestionar las prioridades y el flujo de trabajo.
  • Capacidad para trabajar de forma independiente y como miembro de varios equipos y comités.
  • Atención aguda al detalle.
  • Capacidad para tratar eficazmente con una diversidad de personas en todos los niveles de la organización.
  • Buen juicio con la capacidad de tomar decisiones oportunas y acertadas.
  • Capacidad demostrada para planificar y organizar proyectos.
  • Versatilidad, flexibilidad y disposición para trabajar con entusiasmo dentro de prioridades en constante cambio.

 COMPETENCIAS:

Influir

  • Redes
  • Recaudación de fondos
  • Promueve productos y servicios.
  • Inspira y motiva

 Liderazgo (propio y ajeno)

  • Jugador de equipo y constructor
  • Desarrolla talento (propio y ajeno)
  • Articula la visión, comprende y se compromete con el panorama general.
  • Influencia estable y calmante
  • Inteligencia Emocional
  • Conduce por ejemplo
  • Abierto a comentarios
  • Comunicador interpersonal eficaz
  • Centrado en los activos (en oposición a centrado en la caridad)

 Equidad

  • Autoconsciente
  • Empatía
  • Oyente activo
  • Salga de la zona de confort

Gestión (propia y ajena)

  • Agilidad de aprendizaje, cómodo con la incertidumbre, adaptable a cambios repentinos.
  • Orientación a objetivos, priorización y gestión del tiempo.
  • Pensador analítico / crítico, solucionador de problemas e ingenioso.
  • Mejorador continuo-persistente
  • Avanzar proyectos simultáneamente
  • Tolerar y manejar eficazmente el estrés. 
  • Delegación efectiva

 DEMANDAS FÍSICAS Y ENTORNO DE TRABAJO:

  • Capacidad para levantar hasta 25 libras
  • Capacidad para trabajar en un entorno de espacio de trabajo compartido.
  • Estírese y doble para organizar y distribuir materiales para las actividades de Catalyst Miami
  • Capaz de sentarse en el escritorio durante largos períodos de tiempo y utilizar la computadora durante períodos prolongados
  • Debe poder trabajar en horarios flexibles para adaptarse a las necesidades de la organización, incluidas las tardes y los fines de semana. Puede ser necesario viajar fuera de la ciudad.

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